PEC e Firma digitale: istruzioni per l’uso

La Posta Elettronica Certificata è stata introdotta nell’ordinamento giuridico italiano dal decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005 n. 68 (“Regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della Posta Elettronica Certificata”). L’obiettivo del legislatore, in considerazione del crescente utilizzo di sistemi di posta elettronica, è stato quello di creare in relazione ai medesimi un sistema analogo a quello delle raccomandate con ricevuta di ritorno, che ovviamente riguardano i tradizionali documenti analogici (es. cartacei). In estrema sintesi, il sistema di Posta Elettronica Certificata permette al mittente di un messaggio di posta elettronica di ricevere idonea documentazione, avente valore legale, attestante l’avvenuta spedizione e la corrispondente ricezione da parte del destinatario. E’ comunque bene ricordare che il valore legale dell’invio e della consegna del messaggio si hanno solamente nel caso in cui sia il mittente che il destinatario siano in possesso di una casella di Posta Elettronica Certificata rilasciata da un gestore accreditato presso DigitPA (ex CNIPA).

“Le aziende hanno l’obbligo di dotarsi di una PEC – ha spiegato Gabriele Faggioli, legale, Partner ISL, MIP-Politecnico di Milano – infattil’art. 16 del decreto legge 29 novembre 2008 n. 185 (convertito, con modificazioni, in legge 28 gennaio 2009, n. 2) ha introdotto l’obbligo per le imprese costituite in forma societaria di indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al registro delle imprese o analogo indirizzo di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell’invio e della ricezione delle comunicazioni e l’integrità del contenuto delle stesse, garantendo l’interoperabilità con analoghi sistemi internazionali“.

“Il medesimo decreto – ha proseguito Faggioli – lasciava alle società già iscritte nel registro delle imprese alla data di entrata in vigore del medesimo un termine di tre anni per comunicare al registro delle imprese il proprio indirizzo di Posta Elettronica Certificata. Essendo tale termine ormai scaduto, le imprese sono tenute a regolarizzarsi con la prima pratica presentata al Registro delle Imprese“. Il decreto legge 9 febbraio 2012, n. 5 (convertito, con modificazioni, in legge 4 aprile 2012, n. 35) ha infatti previsto che l’ufficio del registro delle imprese che riceva una domanda di iscrizione da parte di un’impresa costituita in forma societaria che non ha iscritto il proprio indirizzo di posta elettronica certificata, in luogo dell’irrogazione della sanzione prevista dall’articolo 2630 del codice civile (da 103 a 1.032 euro), sospenda la domanda per tre mesi, in attesa che essa sia integrata con l’indirizzo di posta elettronica certificata.

“La PEC non è un’alternativa alla firma digitale per la sottoscrizione elettronica – ha sottolineato Faggioli – in quanto i due strumenti hanno finalità differenti. Attraverso la posta elettronica certificata è possibile dimostrare l’invio e la ricezione di una determinata comunicazione ma non l’attribuzione certa della medesima a un determinato soggetto. Per ottenere il risultato dell’identificazione del firmatario di un documento informatico (per esempio una comunicazione via e-mail) è necessario che sul medesimo sia stata apposta una firma elettronica. Per poter dimostrare in modo certo non solo la spedizione e la ricezione di una determinata comunicazione, ma anche l’identificazione del firmatario è necessario utilizzare entrambi gli strumenti“. Esistono tipologie differenti di firme elettroniche (che attribuiscono un differente valore probatorio ai documenti sui quali sono apposte in considerazione delle caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità che sono in grado di garantire) disciplinate dal Codice dell’Amministrazione digitale (decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82), recentemente modificato dal decreto legislativo 30 dicembre 2010 n. 235). Senza scendere nei particolari, la sottoscrizione di un documento informatico con una firma elettronica avanzata, qualificata o digitale attribuisce al medesimo lo stesso valore probatorio di una scrittura privata (art. 2702 c.c.).

Per quanto riguarda le responsabilità dei gestori dei servizi di PEC questi devono essere inseriti in un apposito elenco pubblico che presuppone il possesso di tutta una serie di requisiti stabiliti dalla normativa. I gestori devono dimostrare l’affidabilità organizzativa e tecnica necessaria per svolgere il servizio di posta elettronica certificata e rispettare le norme del regolamento (D.P.R. 68/2005) e le relative regole tecniche. “Per gli utilizzatori - ha precisato Faggioli – è innanzitutto opportuna una gestione delle credenziali che impedisca utilizzi illegittimi o non autorizzati da parte di terzi (i messaggi di Posta Elettronica Certificata, non sottoscritti digitalmente conservano comunque un valore probatorio, anche se liberamente valutabile dal giudice a livello processuale). Ai fini della dimostrazione dell’invio e ricezione dei messaggi è inoltre necessario organizzare correttamente la conservazione delle ricevute rilasciate dai gestori del servizio. Sotto questo profilo, comunque, la normativa impone a questi ultime di tenere traccia delle operazioni svolte in un registro per trenta mesi. Entro questo termine è quindi possibile per gli utilizzatori chiedere copia delle ricevute eventualmente smarrite“.

Da www.01net.it